Stakeholder Experience: Was wir darunter verstehen und warum sie zentral ist

Wer sind die Projekt Stakeholder?

Ein Projekt Stakeholder ist jeder, der ein Interesse am Ergebnis des Projekts hat. Daher sollten Sie von Anfang an nicht nur Ihren Vorgesetzten einbeziehen, sondern auch andere Personen, die von diesem Projekt in ihrer Arbeit betroffen sein werden und daher ein Interesse haben, einbezogen zu werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Gespräch mit jedem einzelnen Mitarbeitenden notwendig ist. Vielmehr soll der Austausch z.B. in Form von Stakeholder Interviews mit Personen gesucht werden, die stellvertretend für eine interne Interessengruppe stehen, z.B. Vertriebsleiter, Marketingleiter, Kundenberater. Überlegen Sie, wer in Ihrem Unternehmen dafür geeignet sein könnte und auch wer als Unterstützer oder Kritiker des Projekts in Frage kommt.

Stakeholder Interviews, wozu?

Während Sie durch Stakeholder Interviews wertvolle Informationen und Bedürfnisse sammeln können, gibt der Austausch Ihrem Gegenüber das Gefühl, gehört zu werden. Dies führt oft zu einer grösseren Bereitschaft, das Projekt zu unterstützen, da der Gesprächspartner sich einbringen kann und seine Anliegen soweit möglich berücksichtigt werden. Der frühzeitige Austausch bietet auch die Möglichkeit, die Beziehung zu Schlüsselpersonen zu vertiefen, was die Zusammenarbeit während des Projekts erleichtern wird.

Vorgehen bei Stakeholder Interviews

Um die Bedürfnisse und Ideen abzuholen, empfehlen wir ein systematisches Vorgehen mit halbstrukturierten Interviews. Das bedeutet, dass Sie mit einem Fragenkatalog ins Gespräch gehen. Die Antwortmöglichkeiten sind jedoch offen und auch spontane Anschlussfragen sind zum besseren Verständnis möglich.

1. Kontext geben
Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie Ihrem Gegenüber erklären, warum dieses Projekt geplant ist und warum er oder sie zu diesem Gespräch eingeladen wurde. Ermutigen Sie Ihr Gesprächspartner zu einem offenen und ehrlichen Austausch, bei dem alle Gedanken und Bedürfnisse Platz haben.

2. Fragen stellen, zuhören und nachfragen
Stellen Sie ihre Fragen und hören Sie aufmerksam zu. Je präsenter sie selbst sind, desto eher wird ihr Gegenüber motiviert sein, über seine Arbeit, Bedürfnisse an die neue Technologie und Erfahrungen zu sprechen. Dies ermöglicht ein gutes Verständnis der Arbeitssituation und der Erwartungen an eine Technologie. Machen Sie sich während des Interview Notizen oder zeichnen Sie das Gespräch auf und dokumentieren Sie es im Anschluss.

3. Muster erkennen und in Anforderungen übersetzen
Nachdem Sie durch die Interviews ein besseres Verständnis für die Stakeholder gewonnen haben, werden die gesammelten Informationen in einem zweiten Schritt analysiert und die aus den Interviews gewonnen Erkenntnisse zusammengefasst. Sich wiederholende Nennungen werden als Muster erkannt und ebenso werden auffällige Unterschiede zwischen Personen oder Personengruppen festgehalten.

Abhängig vom Projekt werden genannte Bedürfnisse und Erwartungen zusätzlich z.B. in Anforderungen für eine Technologie übersetzt. Darauf folgt eine Priorisierung der Anforderungen mit Blick auf die Relevanz und die verfügbaren Ressourcen.

Take away:

Eine Technologie, die besser auf sogenannte interne Kunden abgestimmt ist, ist in der Regel auch besser auf externe Kunden abgestimmt.

Weitere Möglichkeiten Projekt Stakeholder einzubeziehen

Anstelle von Interviews ist auch ein Workshop mit Anspruchsgruppen eine Alternative, um Bedürfnisse von Projekt Stakeholder aufzunehmen. Ein Workshop zu Beginn liefert jedoch nicht unbedingt die gleiche Informationstiefe wie Einzelinterviews, und die Gruppendynamik kann das Antwortverhalten beeinflussen. Der Workshop kann jedoch bei der Priorisierung von Anforderungen sinnvoll sein. In diesem Fall können einzelne, teilweise widersprüchliche Anforderungen noch einmal in der Gruppe aufgegriffen und gegeneinander abgewogen werden.

Wir empfehlen ausserdem, die Stakeholder auch nach dem Interview oder Workshop über die Ergebnisse und einzelnen Meilensteine im Projekt auf dem Laufenden zu halten. Generell ist es wichtig, die Empathie gegenüber und Einbindung von Projektbeteiligten nicht nur auf die Anfangsphase zu beschränken, sondern die Beteiligten während des gesamten Projekts auf dem neuesten Stand zu halten und so auch immer wieder Denkanstösse von Stakeholder zu bekommen. Dies erleichtert letztlich auch die Einführung der Technologie, führt zu einer höheren Akzeptanz und erfordert weniger Erklärungsbedarf.